X’inhu l-eInvoicing?
Għall-fini tad-Direttiva Ewropea 2014/55/UE dwar l-eInvoicing fl-akkwist pubbliku, “eInvoicing” tfisser invoice li tkun inħarġet, ġiet trażmessa u riċevuta f’format elettroniku strutturat li jippermetti l-ipproċessar awtomatiku u elettroniku tagħha; Id-Direttiva tistabbilixxi l-Istandard Ewropew jew in-Norma għall-eInvoicing bħala l-format elettroniku strutturat li l-korpi pubbliċi huma obbligati li jirċievu u jipproċessaw.
Il-format elettroniku strutturat jiffaċilita l-ipproċessar awtomatiku tal-invoices riċevuti fil-kontijiet finanzjarji tal-back office, l-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriża (ERP) u sistemi oħra tal-ipproċessar tad-dejta. Filwaqt li t-terminu “eInvoice” spiss jintuża biex jirreferi għall-ipproċessar t’invoices mibgħuta minn firxa ta’ mezzi elettroniċi, milli tintbagħat immaġni skannjata jew invoice PDF bl-email, biex tintbagħat invoice fi propriety ERP jew formati standard nazzjonali, dawn il-metodi u formati ma jissodisfawx ir-rekwiżiti tad-Direttiva Ewropea.
X’inhuma l-vantaġġi tal-eInvoicing?
Il-benefiċċji tal-eInvoicing jiġu massimizzati meta l-ġenerazzjoni, it-trażmissjoni, ir-riċeviment u l-ipproċessar t’invoice jkunu jistgħu jiġu awtomatizzati bis-sħiħ.
L-adozzjoni mifruxa tal-eInvoicing fl-UE hija mistennija li twassal għal benefiċċji ekonomiċi sinifikanti. Il-bidla minn eInvoices (kompletament awtomatizzati) tippermetti lill-entitajiet pubbliċi li jixtru oġġetti jew servizzi biex inaqqsu l-ispejjeż tan-negozju u jikkontribwixxu għall-modernizzazzjoni tal-infrastruttura tal-ħlas domestiku. Dan jinkiseb permezz ta’:-
- ipproċessar aktar mgħaġġel u orħos, peress li l-informazzjoni tista’ tiġi vvalidata u importata awtomatikament f’sistemi ta’ ħlas u kontabbiltà (tnaqqis tal-entrata manwali tad-dejta)
- aktar kontroll fuq il-fluss tal-flus, li huwa kritiku għas-sostenn tal-operazzjonijiet tan-negozju
- tnaqqis fl-ispiża materjali u impatt ambjentali mnaqqas billi jitneħħew l-ispejjeż tal-kunsinna u tal-istampar u billi titneħħa l-ħtieġa li tiġi arkivjata l-karta, u li jinxtraw envelops, karta u timbri
- tinbena trasparenza akbar fiċ-ċiklu kollu tal-Procure to Pay (P2P).
- li jkollu l-informazzjoni kollha dwar l-istatus tal-eInvoice viżibbli għall-fornitur inaqqas il-ħin imqatta’ fuq l-inkjesti tal-fornitur maniġerjali
- żball imnaqqas fid-dejta billi titneħħa l-entrata manwali jnaqqas il-ħin li wieħed iqatta’ fuq il-kontijiet tal-ibbilanċjar u jfittex diskrepanzi.
Kif jistgħu l-Fornituri jibagħtu eInvoices lil entitajiet tal-Gvern Malti?
Sabiex il-fornituri jkunu jistgħu jibagħtu invoices lil entitajiet tal-Gvern Malti għandhom żewġ għażliet:
- idħol fil-portal u ċ-ċavetta fid-dettalji tal-invoice; jew
- jekk is-sistema ERP tagħhom hija għalhekk attivata, awtomatikament tittrażmetti eInvoice, f’format XML permezz ta ‘Fornitur Ċertifikat ta’ Servizz ta ‘Punt ta’ Aċċess Peppol. Lista sħiħa tal-Fornituri tas-Servizz tal-Punt ta’ Aċċess tal-Peppol Iċċertifikati hija disponibbli hawn: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/.
Il-Gvern Malti daħal fi ftehim ma’ Pagero, Fornitur ta’ Servizzi ta’ Peppol Ċertifikat rikonoxxut internazzjonalment għall-forniment ta’ servizzi ta’ Peppol Networking u eInvoicing u biex jappoġġja lill-fornituri tagħhom biex jibagħtu eInvoices lill-korpi kollha tas-settur pubbliku. Għal aktar informazzjoni dwar Pagero u s-servizzi li qed jipprovdu lill-Gvern ta’ Malta u l-fornituri tagħhom, jekk jogħġbok ikklikkja hawn.
Il-fornituri għandhom jibagħtu eInvoices?
M’hemm l-ebda rekwiżit legali għall-fornituri li jissottomettu invoices f’format elettroniku lil korpi pubbliċi Maltin f’dan il-mument. Madankollu, il-Gvern ta’ Malta huwa legalment marbut li jaċċetta eInvoices li joħorġu minn kuntratti li huma fil-limiti tal-Akkwist tal-UE.