Għall-fini tad-Direttiva Ewropea 2014/55/UE dwar l-eInvoicing fl-akkwist pubbliku, “eInvoicing” tfisser invoice li tkun inħarġet, ġiet trażmessa u riċevuta f’format elettroniku strutturat li jippermetti l-ipproċessar awtomatiku u elettroniku tagħha; Id-Direttiva tistabbilixxi l-Istandard Ewropew jew in-Norma għall-eInvoicing bħala l-format elettroniku strutturat li l-korpi pubbliċi huma obbligati li jirċievu u jipproċessaw.
Il-format elettroniku strutturat jiffaċilita l-ipproċessar awtomatiku tal-invoices riċevuti fil-kontijiet finanzjarji tal-back office, l-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriża (ERP) u sistemi oħra tal-ipproċessar tad-dejta. Filwaqt li t-terminu “eInvoice” spiss jintuża biex jirreferi għall-ipproċessar t’invoices mibgħuta minn firxa ta’ mezzi elettroniċi, milli tintbagħat immaġni skannjata jew invoice PDF bl-email, biex tintbagħat invoice fi propriety ERP jew formati standard nazzjonali, dawn il-metodi u formati ma jissodisfawx ir-rekwiżiti tad-Direttiva Ewropea.
Il-benefiċċji tal-eInvoicing jiġu massimizzati meta l-ġenerazzjoni, it-trażmissjoni, ir-riċeviment u l-ipproċessar t’invoice jkunu jistgħu jiġu awtomatizzati bis-sħiħ.
L-adozzjoni mifruxa tal-eInvoicing fl-UE hija mistennija li twassal għal benefiċċji ekonomiċi sinifikanti. Il-bidla minn eInvoices (kompletament awtomatizzati) tippermetti lill-entitajiet pubbliċi li jixtru oġġetti jew servizzi biex inaqqsu l-ispejjeż tan-negozju u jikkontribwixxu għall-modernizzazzjoni tal-infrastruttura tal-ħlas domestiku. Dan jinkiseb permezz ta’:-
Sabiex il-fornituri jkunu jistgħu jibagħtu invoices lil entitajiet tal-Gvern Malti għandhom żewġ għażliet:
Il-Gvern Malti daħal fi ftehim ma’ Pagero, Fornitur ta’ Servizzi ta’ Peppol Ċertifikat rikonoxxut internazzjonalment għall-forniment ta’ servizzi ta’ Peppol Networking u eInvoicing u biex jappoġġja lill-fornituri tagħhom biex jibagħtu eInvoices lill-korpi kollha tas-settur pubbliku. Għal aktar informazzjoni dwar Pagero u s-servizzi li qed jipprovdu lill-Gvern ta’ Malta u l-fornituri tagħhom, jekk jogħġbok ikklikkja hawn.
M’hemm l-ebda rekwiżit legali għall-fornituri li jissottomettu invoices f’format elettroniku lil korpi pubbliċi Maltin f’dan il-mument. Madankollu, il-Gvern ta’ Malta huwa legalment marbut li jaċċetta eInvoices li joħorġu minn kuntratti li huma fil-limiti tal-Akkwist tal-UE.