Għall-fini tad-Direttiva Ewropea 2014/55/UE dwar l-eInvoicing fl-akkwist pubbliku, “eInvoicing” tfisser invoice li tkun inħarġet, ġiet trażmessa u riċevuta f’format elettroniku strutturat li jippermetti l-ipproċessar awtomatiku u elettroniku tagħha; Id-Direttiva tistabbilixxi l-Istandard Ewropew jew in-Norma għall-eInvoicing bħala l-format elettroniku strutturat li l-korpi pubbliċi huma obbligati li jirċievu u jipproċessaw.

Il-format elettroniku strutturat jiffaċilita l-ipproċessar awtomatiku tal-invoices riċevuti fil-kontijiet finanzjarji tal-back office, l-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriża (ERP) u sistemi oħra tal-ipproċessar tad-dejta. Filwaqt li t-terminu “eInvoice” spiss jintuża biex jirreferi għall-ipproċessar t’invoices mibgħuta minn firxa ta’ mezzi elettroniċi, milli tintbagħat immaġni skannjata jew invoice PDF bl-email, biex tintbagħat invoice fi propriety ERP jew formati standard nazzjonali, dawn il-metodi u formati ma jissodisfawx ir-rekwiżiti tad-Direttiva Ewropea.

Il-benefiċċji tal-eInvoicing jiġu massimizzati meta l-ġenerazzjoni, it-trażmissjoni, ir-riċeviment u l-ipproċessar t’invoice jkunu jistgħu jiġu awtomatizzati bis-sħiħ.

L-adozzjoni mifruxa tal-eInvoicing fl-UE hija mistennija li twassal għal benefiċċji ekonomiċi sinifikanti. Il-bidla minn eInvoices (kompletament awtomatizzati) tippermetti lill-entitajiet pubbliċi li jixtru oġġetti jew servizzi biex inaqqsu l-ispejjeż tan-negozju u jikkontribwixxu għall-modernizzazzjoni tal-infrastruttura tal-ħlas domestiku. Dan jinkiseb permezz ta’:-

1. 1. ipproċessar aktar mgħaġġel u orħos, peress li l-informazzjoni tista’ tiġi vvalidata u importata awtomatikament f’sistemi ta’ ħlas u kontabbiltà (tnaqqis tal-entrata manwali tad-dejta)
   2. aktar kontroll fuq il-fluss tal-flus, li huwa kritiku għas-sostenn tal-operazzjonijiet tan-negozju
   3. tnaqqis fl-ispiża materjali u impatt ambjentali mnaqqas billi jitneħħew l-ispejjeż tal-kunsinna u tal-istampar u billi titneħħa l-ħtieġa li tiġi arkivjata l-karta, u li jinxtraw envelops, karta u timbri
   4. tinbena trasparenza akbar fiċ-ċiklu kollu tal-Procure to Pay (P2P).
   5. li jkollu l-informazzjoni kollha dwar l-istatus tal-eInvoice viżibbli għall-fornitur inaqqas il-ħin imqatta’ fuq l-inkjesti tal-fornitur maniġerjali
   6. żball imnaqqas fid-dejta billi titneħħa l-entrata manwali jnaqqas il-ħin li wieħed iqatta’ fuq il-kontijiet tal-ibbilanċjar u jfittex diskrepanzi.

Peppol huwa qafas komuni għall-iskambju transkonfinali sigur ta’ dokumenti elettroniċi tan-negozju. Stabbilit fl-2008 mill-Kummissjoni tal-UE, l-oriġinal tal-qafas kien li jagħmel il-kummerċ aktar faċli bejn il-gvernijiet Ewropej.

Illum, Peppol tmur lil hinn mill-kontinent Ewropew. Il-qafas komuni tal-Peppol għandu l-għan li jippermetti kemm lill-entitajiet privati kif ukoll lill-entitajiet pubbliċi jiskambjaw ordnijiet elettroniċi u eInvoices b’mod ikkontrollat, sempliċi u sigur irrispettivament minn fejn joperaw.

Wara proċess ta’ sejħa pubblika għall-offerti, il-Ministeru għall-Finanzi iffirma kuntratt ma’ Pagero, Fornitur ta’ Servizzi ta’ Peppol Iċċertifikat internazzjonalment għall-forniment ta’ servizzi ta’ Peppol Networking u eInvoicing għad-dipartimenti, l-entitajiet, l-awtoritajiet reġjonali u l-kunsilli lokali kollha tiegħu. Għal aktar informazzjoni dwar Pagero u s-servizzi li qed jipprovdu lill-Gvern ta’ Malta u lill-fornituri tagħhom.

M’hemm l-ebda rekwiżit legali għall-fornituri li jissottomettu invoices f’format elettroniku lil korpi pubbliċi Maltin f’dan il-mument. Madankollu, il-Gvern ta’ Malta huwa legalment marbut li jaċċetta eInvoices li joħorġu minn kuntratti li huma fil-limiti tal-Akkwist tal-UE.